Уточняющая справка: (Ее сущность, методика выполнения в ручном и автоматизированном режимах) тема диссертации и автореферата по ВАК РФ 05.25.03, кандидат педагогических наук Булычева, Ольга Сергеевна

• Булычева, Ольга Сергеевна
• кандидат педагогических наук
• 1991

Оглавление диссертации кандидат педагогических наук Булычева, Ольга Сергеевна

ВВЕДЕНИЕ.

ГЛАВА. Х.ТГОЧНЯЮПАЯ (ШАВКА: ЕЕ

ДВШЙЭДЯ И ЗДЕЛЬНШ EEC. II

1.1. Что такое уточняющая справка. . II

1.2. Удельный вес уточняющей справки в справочно-библиографическом обслуживании.

ГЛАВА 2. МЕТОДИКА ВЫПОЛНЕНИЯ УТ0Ч1ШЖЙ

СПРАВКИ.

ШАБА 3. ВЫПОЛНЕН* К УТОЧНЯЮЩЕ СПРАВКИ

В АВГОМАТИЗИЮВАШЮМ ИЕКИМЕ.

Введение диссертации (часть автореферата) на тему «Уточняющая справка: (Ее сущность, методика выполнения в ручном и автоматизированном режимах)»

Справочно-библиографическое обслуживание, задачей которого является удовлетворение разовых запросов читателей, читательских групп, библиотек и информационных организаций - важнейшая составная часть работы библиотек. Оно обеспечивает наиболее полное раскрытие фондов библиотек и эффективное использование библиотечных ресурсов в процессе обслуживания науки и культуры, техники и производства, образования и самообразования. Хорошо налаженное ОБО -гордость библиотеки и залог успешности ее будущего развития. Поэтому, изучение ОБО с целью его совершенствования является важной задачей библиографоведения.

Справочно-библиографическое обслуживание пронизывает всю библиотечную деятельность, и возникновение его восходит к появлению первых библиотек» Можно считать, что первый посетитель, обратившийся в библиотеку с вопросом об имени автора такой-то книги, навел первую справку. В трудах по истории крупнейших библиотек мира содержатся упоминания о начале справочного обслуживания на ранних этапах развития библиотек.

Еще до открытия Публичной библиотеки в Петербурге в I8IQ г. ее будущий директор А.Н.Оленин в "Положении об управлении Императорской Публичной библиотекой" подчеркивал, что одной из главных обязанностей библиотекарей является оказание посетителям "всех возможных услуг в отыскании сочинений, нужных для их занятий" /206, с.14/.

В "Положении о порядае пользования Библиотекой Императорской Академии наук" 1848 г. сказано: "Цель академической библиотеки -доставлять членам академии литературные пособия для ученых их занятий", поэтому в обязанности Ученого хранителя библиотеки включалось: "способствовать отысканию желаемых данных, сколько это возможно, из библиографических и справочных сочинений библиотеки, .Справки, для которых может быть нужно большее число томов, могут быть делаемы с удобностию в самой библиотеке" /6, с.212/.

Подобные свидетельства мы находим и в истории зарубежных библиотек. Так, в Индии еще до образования Имперской (впоследствии Национальной) библиотеки, в 1770 г. Ост-Индская компания, проведя ряд важнейших мероприятий в библиотечном деле, поставила вопрос о "бесплатном справочном обслуживании" посредством библиотек /292, с.38/. Б 1850 г. в библиотеке Колумбийского университета В.Джонс осуществлял библиографическую работу и выполнял различные справки /324, с.20/. В истории Гарвардского университета имеются свидетельства о том, что Джон Лангдон Сиблей (директор библиотеки университета в X84I-X87I гг.) всегда помогал в разнообразных разысканиях читателям, посещающим библиотеку, был источником "незамедлительной и эффективной помощи" /259, с.421/.

В 1802 г. президент Соединенных Штатов Т.Джефферсон сообщал в письме сенатору А.Болдуэну, что он лично составил первоначальный приблизительный каталог по юридической литературе для ежедневного наведения справок /287, с.23/ в только что открывшейся Библиотеке Конгресса3^.

В начальный период существования Библиотеки Конгресса справки иногда наводили сами члены Конгресса. О том, с каким усердием это делалось, свидетельствует следующий курьезный факт. Однажды, сенатор Маршалл, не ожидая, пока его обслужит библиотекарь, решил для нахождения сведений взять книгу с верхнего стеллажа, но в процессе этого опрокинул десяток тяжеловесных томов, один из которых ударил его по голове с такой силой, что сенатор пришел в состояние прострации. Очнувшись, он сказал: "Много раз за свою долгую жизнь я обрушивался на закон с помощью книг, но

В течение веков справочно-библиографическая работа не выделялась в самостоятельный участок, лишь в конце XIX в. началось образование специальных подразделений, занимающихся только справочной работой. В 1886 г. образуется справочный отдел в библиотеке Колумбийского университета, в 1900 г. - справочная библиотека Конгресса (как отдел Библиотеки Конгресса), в 1904 г. - Справочное бюро при Прусской государственной библиотеке, в 1910 г. - в Чикагской библиотеке, в 19X2 г. - в Нью-Йоркской публичной библиотеке, в I9I8-I9I9 гг. подобные отделы и службы появляются в библиотеках Советской России. В дальнейшем этот процесс получил повсеместное распространение•

Осмысление и изучение справочно-библиографического обслуживания началось сравнительно поздно. Первыми ласточками явились работы американского исследователя С.Грина. В 1876 г. в одном из первых номеров ТОЛЬКО ЧТО созданного "Library journal" была опубликована его статья "Межличностные отношения библиотекарей и читателей" /271/. Автор, характеризуя читательские запросы, сделал вывод, что сами по себе каталоги и библиографические указатели недостаточны для читателей, и между справочным аппаратом и читателем нужен посредник, который бы в нем ориентировался. Провозгласив девиз, ставший потом основным для американских библиотек -"помощь читателю" - С.Грин по сути заложил основу модели справоч-но-библиографической работы, включающей три компонента: читатель - библиограф - справочно-библиографический аппарат. Статья С.Грина и обсуждавшийся затем его доклад на эту же тему на конференции Американской библиотечной ассоциации, положили начало исследованию справочно-библиографической работы. В основном же планомерное это первый раз в моей жизни, когда закон обрушился на меня" /287, с.23/. изучение проблем СБО восходит к 20-30-м гг. нашего века и проводилось оно в первую очередь в СССР и США.

Ключом к советским исследованиям в области СБО являются работы И.Г.Моргенштерна /139, 140/, в которых дается аналитический обзор публикаций с 1959 по 1976 гг.*)

Современное состояние отечественной и зарубежной литературы по проблемам СБО (теория, методика, организация) представляет следующую картину.

В области истории СБО в нашей стране до сих пор единственными специальными исследованиями остаются труды Я.ИДотякова /206, t

207/ и статья Р.И.Иванхншшой /91/. Многоаспектное изучение спра-вочно-библиографической работы Публичной библиотеки в Петербурге Я.И.Хотякова включает вопросы организации СВР, характеристику ее содержания с 1814 по 1930 гг* Р.И.Иванюшина рассматривает историю справочно-библиографической работы в ГНИ со дня образования спра-вочно-библиографического бюро, т.е. с 1918 по 1959 гг.

В исторических исследованиях, посвященных Библиотеке Академии наук /101/ и ГЫ /102/, а также ГИБ, содержатся упоминания о спра-вочно-библиографическом обслуживании, к сожалению, носящие фрагментарный характер.

Среди публикаций зарубежных авторов истории СБО большое внимание уделяется канадским исследователем С.Ротштейном /323, 324, 325/, американцем Л.Капланом /288 , 289 , 290/, Б.Винаром /347,348/.

Общие вопросы теории, методики и организации СБО исследовались в работах И.Г.Моргенштерна /139-150/, Т.А.Васильевой /44-47/, Н.И .Барской (Балацкой) /16, 17/, Е.В.Иениш /92-96/, By Динь Зяма /59/ в СССР; В.Чайлда /247/, В.Бишопа /234, 235/, Б.Уилкинсона

Литература до 1958 г. освещена в статье Т.А.Васильевой

345/, Юатчинс /283/, Дж.Уайера /346/, Б.Винара /347 , 348/, У.Каца /291/ в США; С.Ротштейна /323-326/ в Канаде; Д.Грогана /274 , 275/ в Великобритании; А.Муккердаи /311/ в Индии,

Общая характеристика СБО в СССР и за рубежом по состоянию на 40-е гг. дана в кандидатских диссертациях Н.Карклиной и В.Граненого /68/.

Стержневым моментом сцравочно-библиографической работы является выполнение справок. Проблемы классификации справок в нашей стране и за рубежом подробно исследованы в диссертации М.В.Экстрем /221/, теория и методика библиографического разыскания рассмотрена в трудах Н.Ю.Ульянинского /194/, А.Г.Фомина /202, 203/, Е.И.Шамурина /214/, Н.В.Здобнова /86/, П.Н.Беркова /21-23/, М.А. Садовой /170/, Е.В.Иениш /188/, в публикациях Е .А .Ахутина /10/, А .В.Блюма /33/, И.Е.Вацадзе, В.П.Вайер, В.В .Клеве некой /112/, Й.Т.Козловой и М.П.Коканиной /116/, А.Т.Мачуриной /130/ и др., а также американцев С.Грина /271-273/ и Х.Хэлворсона /319/. Методике отраслевого поиска посвящены работы М*Н.Беспалова /22/, В,Н.Де-нисьева /*7б/, В.I.Левина /126/, Р.П.Золотаревой /68/, В.Кирова /XXI/, Л.Бэйли /229/, Д.Кроника /295/.

Согласно принятой практике и ГОСТу 7.0-84 "Библиографическая деятельность. Термины и определения", в число библиографических справок входят: тематическая, адресная, уточняющая. Тактика и методика поиска источников при выполнении тематической справки наиболее полно и убедительно представлена в работе Е.В.Иениш "Библиографический поиск в научной работе". Проблема уточняющей справки еще не подвергалась специальному изучению*

Объектом настоящего исследования и является уточняющая справка. Цель исследования - определить сущность уточняющей справки, выявить ее значение и место в общем процессе справочно-библиографического обслуживания, наметить пути совершенствования процесса ее выполнения. Исходя из намеченной цели, в диссертации поставлены следующие задачи:

- раскрыть сущность уточняющей справки и дать ее дефиницию;

- выявить удельный вес уточняющей справки в ряду других справок;

- разработать блок-схему выполнения уточняющей справки;

- провести эксперимент по сравнению эффективности ручного и автоматизированного уточняющего поиска*

На защиту выносятся следующие положения:

1. Дефиниция понятия "уточняющая библиографическая справка": Библиографическая справка, восстанавливающая подлинный образ документа в виде его библиографического описания, исходя из признаков, указанных в запросе*

2. Уточняющая справка в своих явных и скрытых ипостасях в количественном отношении занимает преимущественное положение в справочно-библиографическом обслуживании и является ведущим компонентом ОБО.

3. Выполнение уточняющей справки подчиняется предлагаемой в диссертации многоходовой челночной блок-схеме, основанной на построении дерева признаков документа, определении в соответствии с ним ходов и шагов поиска, предусматривающего возможность возвращения к исходным позициям в случае получения в процессе работы новых данных. Эта блок-схема работает как в ручном, так и в автоматизированном режимах.

4. Автоматизация библиографического поиска значительно повышает эффективность и оперативность выполнения уточняющей справки. Однако, во всех случаях, когда характеристики искомого документа выходят за пределы тематических, географических, хронологических, языковых и других границ базы данных АИПС, ручной поиск остается необходимым.

Источниковая база исследования: отечественная и зарубежная литература по библиографоведению, библиотековедению, информатике; государственные стандарты по библиотечному делу и библиографии, издательскому делу и информатике; отчеты, уставные документы, нормативные материалы БАН, ГИБ, ГБД и их справочно-библиографических подразделений.

Экспериментальная база исследования;

- маосив уточняющих справок, выполняемых в справочно-библиографическом отделе ЕАН СССР;

- библиографические пособия -Ulrich's International Periodicals Directory 1986/87; Science Citation Index 33 1986, 1967, 1988, 1989, 1990 гг.;

- компактные оптические диски - CD-ROM: Ulricas Pins Spring*87 Science Citation Index 1986; 198 (компьютеры™1 PC/XT

286 IBM PS/2,Mode150

Методы исследования: общенаучные методы сравнения, обобщения, анализа, синтеза, систематизации, а также эксперимент.

Научная значимость: Впервые подвергнута исследованию основная фигура справочно-библиогрефического процесса - уточняющая справка; дано ее определение и раскрыта роль в справочно-библиографическом обслуживании; предложена челночная блок-схема уточняющего поиска и обоснована целесообразность его автоматизации.

Апробация работы: По материалам диссертации автор выступила с докладами на семинаре по справочно-библиографическому обслуживанию в ГШ (1988), на конференции молодых специалистов в БШ

1989), на совещании по справочно-библжографической работе в ВЕН

1990).

Диссертация состоит из введения, трех глав (I. Что такое уточняющая справка; ее удельный вес в СБО; 2. Методика выполнения уточняющей справки; 3. Уточняющий поиск в ручном и автоматизиро

Заключение диссертации по теме «Библиотековедение, библиографоведение и книговедение», Булычева, Ольга Сергеевна

- 103 -ЗАКЛЮЧЕНИЕ

С тех пор как существует с пра вочно-би бли ограшиче с к ое обслуживание, существует и стремление библиографов и исследователей понять природу библиографического разыскания и регламентировать этот процесс, В решении данной задачи большое значение имеет выявление основной фигуры справочно-библиографического обслуживания. Нам представляется, что это - уточняющая библиографическая справка,

В задачу исследования входило: дать определение понятия "уточняющая справка", выяснить ее удельный вес в СЕО, раскрыть методику ее выполнения в ручном и автоматизированном режимах.

Уточняющая справка и в литературе, и в библиографической практике обычно рассматривалась как справка второстепенного значения, Однако данные опубликованных и неопубликованных отчетов различных библиотек, несмотря на неоднородность, а подчас и несопоставимость заключенных в них сведений, все же неоднократно свидетельствуют, что уточняющая справка в ее явных и скрытых ипостасях занимает ведущее место в ОБО (до 70$),

В большинстве определений уточняющей справки (в диссертации рассмотрены 62 толкования и дефиниции уточняющей справки) она характеризуется как "устанавливающая и (или) уточняющая" библиографические данные. Это сохранилось и в ГОСТе 7,0-84.

Анализ имеющихся дефиниций с точки зрения определения понятия через ближайший род и видовое отличие показал, что ближайший род - это "библиографическая справка". В качестве видового отличия может выступать только понятие "установление" библиографического описания". Однако изучение пути выполнения уточняющей справки показало, что фактически речь идет не об установлении, а о восстановлении ранее сделанного библиографического описания. Поэтому, видовым отличием будет термин "восстановление библиографического описания". Это является единственно верным, поскольку во всех случаях, когда нужно найти недостающие элементы и (или) исправить ошибочные, следует обязательно получить описание в целом» Чтобы дефиниция была полной, необходимо также добавить указание на исходный пункт выполнения справки - на запрос. Предлагаемая в диссертации дефиниция выглядит следующим образом: Уточняющая справка - это библиографическая справка, восстанавливающая подлинный образ документа в виде его библиографического описания, исходя из признаков, указанных в запросе»

В области методики выполнения уточняющей справки накоплен значительный опыт, отраженный в литературе» Суммировав все наиболее ценное, а также опыт работы справочно-библиографического отдела БАН и знания, полученные на занятиях по курсу библиографической эвристики, проводившиеся ЛГИК на базе СБО БАН, автор предлагает многоходовую челночную блок-схему поиска. Для этого были введены понятия: дерево признаков (перечень признаков, т.е. характеристик документа, содержащиеся в запросе), ход (общее направление поиска, предусматривающее обращение к той или иной части СБА) и шаг (выбор конкретного библиографического пособия). Блок-схема основывается на следующих этапах: этап приема запроса (выявление признаков и составление дерева признаков), этап принятия решения (определение ходов и шагов поиска), этап реализации решения (поиск по конкретному пособию,в ходе которого происходит верификация, т.е. сопоставление полученного библиографического описания с данными запроса), ответ. Блок-схема является челночной потому, что в поиске не только последовательно используются определенные стратегией ходы и шаги, но и предусматривается обращение к исходным позициям в случае появления в ходе поиска новой информации о документе .

Челночная многоходовая блок-схема является работоспособной как в ручном, так и в автоматизированном режимах, с той только разницей, что выпадает блок "ход поиска", так как поиск ведется в уже определенной базе данных.

В диссертации произведен эксперимент по выполнению уточняющей справки ПО печатному указателю Ulricas International Periodicals Directory и его аналогу на компактном оптическом диске

CD - rom uirich.1 s Plus 1 Spring» 87 результаты КОТОРОГО ПОКЭЗаЛИ, что 24 запроса из выполненных 168 могли быть найдены только с помощью 0d - rom С помощью cd-rom мы добились 100$ выполнения, с помощью печатного указателя - 85,7$,

Эксперимент отчетливо показал достоинства cd-rom в том случае, когда они содержат устойчивый массив документов или охватывают широкие тематические границы. В этих случаях за счет мно-гоаспектности поисковых признаков и возможности их комбинирования, эффективность поиска значительно возрастает, а также значительно сокращаются временные затраты.

Превосходные результаты, полученные на CD - rom uirich»s объяснялись также тем, что база данных содержала огромный (более 107 тыс. названий) массив периодических и продолжающихся изданий мирового охвата, позволяющий вести и текущий, и ретроспективный поиск, что объясняется относительной устойчивостью массива.

В другом случае (поиск по cd-rom sci ) таких ярких преимуществ достичь не удалось ввиду хронологических ограничений и относительно малого числа расписываемых журналов.

Анализ эксперимента позволил сделать следующие выводы: Челночная блок-схема действительна и при выполнении уточняющей справки в автоматизированном режиме. Пользователь может менять стратегию поиска, обращаясь, как и в ручном режиме, к различным признакам по очереди.

Наличие меню обеспечивает более широкий спектр возможностей поиска, чем в традиционной работе. Особым преимуществом cd-rom является возможность одновременного ввода ряда признаков, различных по своему характеру, и осуществление комбинированного поиска, что значительно ускоряет получение результата»

Автоматическое выполнение уточняющей справки является более эффективным и оперативным, чем традиционное. Однако это не означает, что традиционный поиск уходит в прошлое.

Поиск на °d - R0M - это частный случай автоматизированного поиска, поэтому выводы могут быть применены к любой библиографической автоматизированной поисковой системе.

Так как в уточняющей справке выполняется весь процесс разыскания, дающего в результате библиографическое описание документа, эти выводы распространяются на все виды библиографических справок и на библиографический поиск вообще - в ручном и автоматизированном режимах.

Результаты диссертации могут быть использованы при разработке нового ГОСТа по библиографической деятельности, в преподавании курсов по библиографической работе в библиотеке и по библиографической эвристике, при обучении молодых специалистов справочно-би-бли ографиче с к ог о о тде ла.

- 10? -СШСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Автоматизация и механизация библи о те чн о-би бли огра фиче ских процессов: Сб.науч.тр. - Киев, 1989. - 88 с.

2. Автоматизированные библиотечно-информационные системы: Ш Науч.семинар 29-31 мая 1989 г., Тез.докл. - Новосибирск, 1989. -139 с.

3. Александрова А.Д., Бахарева Г.В., Ракитина В.П., Розова Н.М. Формирование фонда справочно-библиографической литературы в БАН СССР // Справочн.фонды науч.библиотек и их использование. -Новосибирск, 1978. - 129 с. - С.5-17.

4. Алексахина И.В. Методика выполнения устной справки по советской литературе // Сб.метод.статей по библиотековед, и библиографии. 1965. Вып.17. С.214-250.

5. Андреева М.А, // Общая библиография: Учебник. - М., 1957.

- с. 425-440.

6. Андреева М.А. // Общая библиография: Учебник. - М., 1969.

- С. 527-ЬЗО.

7. Антонов В. Основы методики библиографического разыскания советских правовых актов // Сб.метод.статей по библиотековед, и библиографии. 1965. Вып.17. С.4-123.

8. Архив Академии наук СССР. Ф.Х58. Оп.1. Ш 408, 412-4X5, 417-420, 421, 423, 424, 607-6X2; Од.2. № II, 212; Ф.751. Оп.1. J* 2; Ф.З. Од.8. № 127.

9. Архипова М.К., Соколов А.В. Библиографический поиск как предмет изучения библиографоведения и информатики // Связь библио-течно-библиографических дисциплин с информатикой. - Л., 1982. -C.I0I-I25.

10. Ахутин Е.А. Работа по ликвидации отказов на требования читателей общего читального зала в Гос.Публ.Истор.б-ке РСФСР //

Сб.студ.работ Моек.Гос.библ. ин-та. I960. Вып.6. С.3-19,

11. Ашмарина Т.Н. Поиск информации в ГПНТБ СО АН СССР // История становлен. и развит, системы библиотечно-библиограф. об-олуж. научно-исслед. учреждений Сибирского отделения АН СССР. -Новосибирск, 1978. - C.I0I-II3.

12. Байчурина А. Из истории справочно-библиографической работы в общем читальном зале Государственной библиотеки СССР им.В,И, Ленина // Б-ка СССР им. В.И.Ленина: Опыт работы. - 1949. - № 2. -С.44-56.

13. Банк В.Э. Справочная работа в библиотеках Ленинграда: Организация, формы и объем работы // Красный библиотекарь. - 1928. - Ш 6. - С.40-49.

14. Банк В.Э. Справочное бюро при Российской Публичной библиотеке // Библ.обозрение. - 19X9. - Кн.1. - С.256-258.

15. Баркан B.C., Денисьева Г.Д. Справочно-библиографическая работа в городских ИБС // Проблемы библиографической работы в ИБС: Вопросы библиографоведения. - М., 1981. - С.80-87.

16. Барская Н.М. Использование метода экспертных оценок в экспериментальном изучении справочно-библиографической работы // Проблемы оптимизации функционирования библиотечных систем. - Л., 1984. - Выл.5. - С.26-43.

17. Барская (Балацкая) Н.М. Комплексный анализ СБО ОУНБ: Автореф. дисс. . канд.пед.наук. - Л., 1987. - 17 с.

18. Бахарева Г.В., Розова Н.М. Типология библиографических пособий, используемых при доработке читательских требований в БАН СССР // Информационно-библиографическая работа и ее совершенствование. - Л., 1979. - C.-6J-M.

19. Белоусов В.Д. Способ разработки норм на составление письменной библиографической справки в универсальных библиотеках //

Сб.материалов в помощь разработке проблемы "Библиотечно-библиогр. ресурсы науч.информации". - 1974. - Вып.4. - С.82-147.

20. Беляева Р.А. Обслуживание читателей устными библиографическими справками в научном читальном зале литературы и искусства // Сб. метод.статей по библиотековед, и библиогр. -Л., 1961. -Вып.УХ(ХХУП). - С .43-60.

21. Берков П.Н. Библиографическая эвристика (теория и методика библиографических разысканий). - М., I960. - 173 с.

22. Берков П.Н. Введение в технику литературоведческого исследования. -Л., 1955. - 154 с.

23. Берков П.Н. К вопросу о методике библиографических разысканий // Сов.библиогр. - Х948. - JH 5. - С.73-91.

24. Беспалов М.Н. Справочно-библиографическое обслуживание экономической литературой читателей научных библиотек. - М., 1962.

- 17 с.

25. Библиографическая работа в библиотеке: Организация и методика: Учебник. - М., 1990. - 255 с.

26. Библиографическая работа государственных библиотек союзных республик: Справочнотбиблиографическое обслуживание / Метод, рек. - М., 1986. - 79 с. - (ГБЛ).

27. Библиографическая работа областной библиотеки: Практ.пособие. - М., Х967. - 244 с.

28. Библиографическая работа с запросами абонентов: Метод, рек. - Новосибирск, 1980. - 32 с.

29. Библиографическая работа сельской библиотеки: Метод,рек.

- Минск, Х988. - 28 с.

30. Библиографическая работа технических библиотек: Метод, пособие / Сост. Н.Г.Старобинская. - М., 1963. - 49 с. - (ГШТБ).

31. Библиографическое уточнение читательских требований (из опыта работы МБА ГШ®). - M.f 1967. - 24 с. / Сост. М.И.Сонина.