Совершенствование документационного обеспечения территориальных органов управления во Вьетнаме на базе автоматизированных информационных систем тема диссертации и автореферата по ВАК РФ 05.25.02, кандидат технических наук Нгуен Ван Хау

• Нгуен Ван Хау
• кандидат технических наук
• 1999

Оглавление диссертации кандидат технических наук Нгуен Ван Хау

страница №

Введение.

Глава 1. Проблемы совершенствования и автоматизации информационного обеспечения территориальных органов управления.

1.1. Анализ структуры территориальных автоматизированных информационных систем (АИС).

1.2. Анализ опыта разработки АИС территориального управления (ТУ) в России.

1.3. Основные положения по документированию управленческой деятельности во Вьетнаме.

1.4. Правила оформления управленческих документов.

Глава 2. Разработка автоматизированной информационной системы органов исполнительной власти.

2.1. Организация документооборота в государственных структурах управления.

2.2. Разработка концептуальной и логической моделей данных.

2.3. Разработка технологии взаимодействия с базой данных.

2.4. Организация системы обеспечения принимаемых решений в местных директивных органах управления.

Глава 3, Практическое использование автоматизированной информационной системы.

3.1. Информационная система обеспечения решений в местных директивных органах управления.

3.2. Автоматизированная система " Канцелярия".

3.3. Тенденция развития и внедрения интернет в ТУ.

Введение диссертации (часть автореферата) на тему «Совершенствование документационного обеспечения территориальных органов управления во Вьетнаме на базе автоматизированных информационных систем»

Вопросы совершенствования управления на всех уровнях народного хозяйства Вьетнама относятся к числу наиболее сложных и актуальных задач. Особое место при этом отводится решению проблем комплексного социального и экономического развития территории на основе сочетания отраслевого и территориального аспектов управления, повышения уровня и качества планирования групп взаимосвязанных отраслей, расширению прав и обязанностей местных территориальных органов управления (ТОУ). [Постановление № 746/ТТ Председателя правительства СРВ " о внедрении автоматизации информационной технологии в работе делопроизводства и архивоведения в государственных структурах СРВ" от 04-09-1997; и совместное постановление Государственного архива СРВ , Департамента архива ЦК КПВ, Администрации Правительства СРВ, Государственного комитета по информационным технологиям "О внедрении новых информационных технологии в делопроизводстве, ускорение его работы в переходных условиях СРВ."].

Одним из эффективных средств, способствующих качественному решению перечисленных задач, является создание и широкое использование территориальных автоматизированных информационных систем (ТАИС), которые располагают интегрированной информацией о природных и трудовых ресурсах, характеристиках производственной и социальной инфраструктур области. Они призваны обеспечить уровень материального благосостояния населения, эффективность использования трудовых и природных ресурсов, основных фондовых оборотных средств и капитальных вложений за счет совершенствования территориальных методов управления регионом, формирование решений по комплексному развитию и устойчивому функционированию народно-хозяйственной сферы как сложной социально-экономической системы, повышения оперативности и качества информационного обслуживания директивных органов управления области по вопросам учета, контроля и анализа выполнения поставленных задач.

Анализ начального опыта создания и внедрения ТАИС в России позволил наряду с положительными моментами выявить ряд причин, снижающих эффективность использования законченных разработок, основными из которых являются:

- отсутствие эффективного механизма создания и использования баз данных общего пользования;

- практическое отсутствие в действующих ТАИС единой системы моделей по реализации полного цикла процесса подготовки и принятия управленческого решения;

- реализация технического и информационно-программного обеспечения в виде централизованных систем обработки данных, низкий уровень использования персональных ЭВМ, организация взаимодействия между различными ТАИС и т.д.;

- невысокая достоверность и оперативность получения и обработки информации, несоблюдение условий режимности, большая трудоемкость подготовки исходных данных;

- отсутствие простых и удобных методов и средств взаимодействия с ЭВМ лиц, принимающих решение (ЛПР), невысокий уровень ориентации руководителей по вопросам экономико-математических методов и ЭВМ в практике управления;

Основные положения по совершенствованию территориального управления на базе создания и внедрения ТАИС достаточно подробно изложены в работах Перегудова Ф. И, Михеева Ю. А., Квасницкого В Н. и других. Опыт практического использования автоматизированных информационных систем представлен в работах Артамоновой И.Л.; Инструкция по документационному обеспечению мэрии Москвы. Приложение к распоряжению мэра Москвы от 5 мая 1993 г. № 311- РМ "Об утверждениии

Инструкции по документационному обеспечению мэрии Москвы"; Регламент работы территориального управления "Арбат" ЦАО Москвы. Москва, 1996; Канатникова А.Н. Ткачев; Кузнецова С.Л.; Ефимовой .О.; Соколова A.B.; Котяхова А.Ю; А также в работах Вьетнамских специалистов: Dinh Van Mau; Pham Hong Thai " nhap mon hanh chinh nha nuoc", (nha xuat ban thanh pho Ho Chi Minh 1996); Nguyen Huu Than "Quan tri hanh chanh van phong", (nha xuat ban thong ke. Тр. HCM.1996); Nguyen Minh Phuong; Tran Hoang "mau soan thao van ban dung cho can bo lanh dao, quan ly va cong chuc van phong", (nha xuat ban chinh tri quoc gia, hanoi 1997); Nguyen Van Tham "Soan thao va xu ly van ban quan ly nha nuoc", (nha xuat ban chinh tri quoc gia, hanoi 1997); "Ve nen hanh chinh nha nuoc Vietnam - Nhung kinh nghiem xay dung va phat tríen", (nha xuat ban khoa hoc va ky thuat, hanoi 1996).

В данной работе модель административно-территориальной структуры ТАИС должна соответствовать существующему административному делению области (края) на ряд более мелких территориальных образований и представлять собой взаимосвязанную совокупность автоматизированной информационной системы (АИС): областью, городом (районом обласного подчинения), городским районом (городом районого подчинения). При этом формальная структура организационной и функциональной моделей ТАИС однотипна для любого из выше перечисленных административно-территориальных образований.

Взаимодействие между перечисленными уровнями связано с обменом информацией при решении функциональных задач ТАИС и осуществляется на базе вычислительных сетей. В качестве оконечных вычислительных устройств в настоящее время целесообразнее всего использовать проблемно-ориентированные автоматизированные рабочие места (АРМ) управленческого персонала, обеспечивающие, как правило, реализацию следующих функций: - сбор, контроль, регистрацию и хранение данных;

- эффективный доступ к информации, ее оперативную обработку и отображение; решение в интерактивном режиме функциональных задач ^ пользователей;

- оперативный доступ к базам данных других ЭВМ;

- информационное обслуживание совещаний.

Актуальность решения задачи автоматизации документационного обеспечения территориальных органов обусловила необходимость разрабртки баз данных и современных методов принятия оптимальных решений.

Целью диссертации является совершенствование и автоматизация обработки документационного обеспечения территориальных органов управления во Вьетнаме на базе автоматизированных информационных систем в условиях переода страны на рыночные механизмы хозяйствования. V

Задачи исследования.

В соответствии с выбранной целью, были поставлены и решены следующие задачи: проведение анализа построения автоматизированных систем ТУ в России в период перехода от централизованного к децентрализованному управлению;

- проведение анализа документационного обеспечения территориальных органов управления во Вьетнаме;

- разработка структуры баз данных для территориальных органов управления;

- разработка системы принятия решений подсистемы "Личный прием";

- выработка рекомендаций по дальнейшему совершенствованию и развитию докментационного обеспечения территориальных органов управления Вьетнама.

Научная новизна.

В результате проведенных исследований были получены следующие основные результаты:

- в результате проведенного анализа построения автоматизированных информационных систем территорильного управления в России были выявлены специфические особенности системы документационного обеспечения управления во Вьетнаме, которое выражается в структуре документа, в расширении спектра директивно-распорядительных документов и т.д.

- разработаны базы данных по письмам граждан, по служебным документам, директивно-распорядительным документам, организационно-распорядительным документам, а так же исходящей корреспонденции и протоколам совещаний;

- разработана модель процесса принятия решений на базе таблицы решений, которая состоит из четырех разделов: условия задачи; правила выбора решений; перечень решений (действий); результаты решений.

- предложены рекомендации по дальнейшему совершенствованию автоматизации документационного обеспечения управления в сети Internet.

Объектом исследования явилась система автоматизации документационного обеспечения территориальных органов управления во Вьетнаме.

Методика исследования. Настоящее исследование базируется на диалектическом методе изучения явлений и процессов развития общества.

Для достижения поставленной в диссертационной работе цели использовались системный анализ, аппарат теории многоуровневых систем, математическая статистика, теории графов.

Обследование документационного обеспечения территориальных органов управления базировалось на работах, выполненных во Вьетнаме, в некоторых автор принимал участие.

Разработка ряда важных вопросов автоматизации обработки документационного обеспечения управления базировалась на основе изучения опыта, накопленного в этой области в России.

Практическая значимость. Результаты, полученные при проведении исследования, могут быть использованы при внедрении в различных территориальных органах управления во Вьетнаме. Автоматизированная информационная система достаточно быстро может быть адаптирована в ТУ и успешно использоваться. Практическое использование информационной системы обеспечения решений было апробировано в рамках подсистем "Личный прием", "Канцелярия" , "Предложения, заявления и жалобы граждан".

Апробация работа. Основные положения работы были обсуждены на Всесоюзной научно-технической конференции " Документация в информационном обществе " во ВНИИДАД, 1997г; Международной научно-практической конференции "Управление в XX веке: итоги и перспективы", в РГГУ 1998г, а также доложены на семинаре кафедры "Информационно-вычислительных систем" РГГУ.

Автором были опубликованы 2 научные работы по теме диссертации.

Структура работы. Работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка литературы (85 наименования) аббревиатура и 3 приложения. Работа изложена на 183 страницы.

Основное содержание

Во введении обосновывается актуальность темы диссертационной работы; формулируются цель и задачи работы; определяется ее научная новизна и практическое использование результатов работы.

В первой главе "Проблемы совершенствования и автоматизации информационного обеспечения территориальных органов управления" рассматриваются вопросы, связаиые с анализом структуры территориальных автоматизированных информационных систем; основными положениями по документированию управленческой деятельности в государственных структурах (в том числе территориальных управлениях) и правилами оформления управленческих документов.

В первом разделе главы автор ставит вопросы, которые при современном уровне развития средств информатики ТАИС должны проектироваться в виде межведомственных территориально - распределенных систем обработки информации коллективного пользования. При этом важной и неотъемлемой частью проектирования являются этапы выбора и обоснования обобщенного состава и структуры таких систем. Описанная в методологиях проектирования ТАИС предполагает в этом случае решение двух взаимосвязанных задач: создание и поэтапное внедрение генеральной схемы управления областью, разработку ТАИС как технического и информационно-программного комплекса по формированию и реализации управленческих решений в рамках генеральной схемы.

В этом разделе даны определения, положения и принципы формирования генеральной схемы, но в отличие от существующих подходов к проектированию генеральных схем управления отраслями, ориентированных в основном на совершенствование организационных структур , в данном случае под генеральной схемой подразумевается совокупность нормативных актов, описывающих систему закрепления прав и обязанностей аппарата управления областью, моделей деятельности и принятия решений по руководству комплексным развитием и функционированием области как целостного образования. Необходимо определить этапы формирования реализации управленческих решений, как разработки нормативных документов и создания новых информационных технологий формирования управленческих решений .

Здесь определяются ТАИС и ее возможности, принципы построения структуры ТАИС, условия для максимальной адаптации ее к решению задач территориального управления. Проводится анализ подходов к построению территориальных АИС в России и возможности использования ее опыта для ' разработки ТАИС во Вьетнаме. Далее на основе анализа определяются преимущества и недостатки при реализации функций, входящих в состав ;-/Х вычислительной сети для обслуживания директивных органов управления и новые подходы к этой проблеме в современных условиях, вл\ч задач^ типоУ, V

М/' ^ функций автоматизированного рабочего места управленческого персонала ! (АРМ-У), использований информационных технологии (генеральная схема) в \ реализации управленческих решении -как- централизованная обработка информации с набором подсистем и задач.

Работы по проектированию систем для обеспечения (поддержки) решений (СОР) в настоящее время проводятся в трех взаимосвязанных направлениях: создание общей теории таких систем, исследование эффективности использования конкретных систем при решении практических задач, развитие отдельных (частных) вопросов создания систем (базы знаний, методы принятия решений, интерфейсы "пользователь-ЭВМ" и т.д.). В работе разрабатываются элементы экспертной системы (ЭС). ЭС позволяет использовать для принятия решений не только количественую, но и слабоформализуемую качественную информацию.

Практическое использование в блоке математического моделирования СОР нормативных организационно-технологических моделей деятельности позволит упорядочить процедуры планирования в учрежденческих административных системах за счет разработки и реализации автоматизированных информационных технологий управления, сочетающих в себе последовательное чередование функций и процедур, выполняемых человеком и ЭВМ по реализации всех этапов жизненного цикла управленческого решения.

В следующих двух разделах изучаются основные положения по документированию управленческой деятельности. Для достижения этой задачи были расмотрены следующие вопросы:

- Представление о документировании в традиционном, и также современном понятии;

Анализ нормативных документов (указания, положения, постановления, Рекомендации, инструкции.) СРВ и РФ, а также Государственной системы оформления документов- ГСОД СРВ; Вьетнамского стандарта- Документов Государственного Управления ТСУТЧГ 5700 -1992 ВС-ДГУ.) и Российских ГСДОУ; ГОСТы.

Класификация документов на основании нормативных документов , при этом уделено большое внимание, чтобы документ был правильным, кратким, ясным, имел юридическую силу;

Определение мер, связаных с унифицированием документов;

Анализ групп документов (например: общие, административные, документы по форме, по срокам исполнения.) и правила оформления управленческих документов, их реквизиты;

Анализ и сравнение двух систем документационного обеспечения управления РФ и СРВ, выводы по этому вопросу;

Требования к тексту и другим частям документа, процесс утверждения, оформления, регистрации документа.

В последнем- четвертом разделе изучаются правила оформления управленческих документов во Вьетнаме. Дан анализ каждого реквизита и приведены примеры оформления.

Во второй главе " Разработка автоматизированной информационной системы органов исполнительной власти " рассматриваются вопросы построения АИС с элементами интеллектуальной обработки.

Ключевое место в деятельности любой организации занимает работа с документами. Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело образует документооборот организации.

Автоматизация документооборота организации, осуществляющей управленческо - хозяйственную деятельность, является первоочередной задачей для такой организации.

Изучение данной проблемы осуществляется нами на основании автоматизации документооборота, применяемого за рубежом.

В данной части работы автор предлагает применение метода автоматизации документооборота для работы аппарата любого ТУ (в котором проживает от 15 тысяч до 30 тысяч человек) города Ханой в качестве примера автоматизации докуменооборота в муниципальнных структурах Республики Вьетнам.

ТУ является органом исполнительной власти города Ханоя, действующим в рамках единой системы органов управления городом. ТУ города решает комплексные программы Правительства (Народного комитета) Ханоя и конкретного района, на котором находится это ТУ . ТУ в тоже время является органом исполнительной власти, наиболее тесно и непосредственно взаимодействующим с населением и организациями района.

Опыт развития систем ТУ как во Вьетнаме так и за рубежом, показывает, что решить эту задачу можно только путем создания комплексной автоматизированной информационной системы.

1. Исследование документооборота в муниципальных структурах управления.

2. Изучение нормативных документов по организации (ведению) документооборота в муниципальных структурах управления.

3. Изучение особенностей документооборота в ТУ района.

4. Изучение технологии обработки служебной корреспонденции, поступающей в ТУ района .

5. Концептуальное проектирование.

6. Разработка и создание базы данных служебной корреспонденции.

В первом разделе второй главы расмотрены вопросы, касающиеся исследования документооборота в территориальных структурах управления, изучения нормативных документов и особенностей по организации документооборота в территориальных (муниципальных) органов управления и так же изучения технологии обработки служебной корреспонденции, поступающей в территориальные органы управления.

Все документы, участвующие в процессе документооборота организации, можно разделить на три взаимосвязанных потока : => входящие документы => исходящие документы документы, порождаемые внутри организации.

Для каждого потока существует свой порядок обработки документов. В работе представлена общая схема обработки документов с использованием разных видов карточек и выявлены недостаки существующих методов, в результате которых фактически невозможно контролировать выполнение всех документов в срок. Особые трудности возникают при составлении отчетов, т. к. требуется давать информацию по нескольким показателям.

Исходя из анализа этих недостаков, на основании накопленного опыта по эксплуатации системы была создана оригинальная технологическая схема обработки документов в подразделениях управления ведением документооборота с использованием автоматизированной системы документооборота в территориальных органах управления. Для обеспечения эффективной работы автоматизированной информационной системы разработаны главные задачи, подлежащие автоматизации от электронной регистрации документов до получения статистической и аналитической информации о документообороте организации.

Второй раздел этой главы посвящен вопросам разработки и создания базы данных служебной корреспонденции и концептуального, логического проектирования базы данных, в результате чего они должны отвечать основным требованиям к системе. Это:

1. Обеспечение учета всех документов организации путем ведения электронной картотеки;

2. Составление учетно-регистрационной карточки (УРК), в которую заносится информация о документе, а также информация о всех этапах рассмотрения документа, начиная от регистрации до включения в дело;

3. Обеспечение эффективного поиска документов по любому набору реквизитов;

4. Хранение исполненных документов и создание архива;

5. Формирование и печатание различных отчетных материалов в виде сводок;

6. Формирование необходимых сопроводительных материалов (сопроводительные письма, письма-напоминания, реестры, листы рассылки и другие.);

7. Обеспечение контроля исполнения документов и своевременного оповещения исполнителей, контроля каждого этапа рассмотрения;

8. Поддержка логической целостности и непротиворечивости базы данных;

9. Обеспечение многопользовательского режима, функционирующего в режиме раздельного сетевого доступа;

10. Обеспечение надежности функционирования;

Основным объектом (или независимой сущностью) в нашей модели является документ. Документ имеет набор свойств (или атрибутов). Основной задачей логического проектирования является разработка логической схемы, составленной на языке описания данных и ориентированной на выбранную схему управления базами данных (СУБД). Разработка логического проектирования базы данных включает в себя : выбор СУБД и обоснование выбора (в качестве операционной среды была выбрана МБ - Б08, и СУБД, поддерживающая DBF- формат: CLIPPER 5.1.); Создание различных баз данных для каждого вида документов; анализ причин разделения в различные базы разных видов документов; определение основных информационных файлов и файлов- классификаторов; перечисление файлов настройки систем, индексных файлов и вспомогательных файлов.

Важное место в третьем разделе "Разработка технологии взаимодействия с базой данных" занимают вопросы диалога пользователя с системой, описания экранных форм УРК для служебной коррепонденции и описания операций, выполняемых системой при фиксации пользователем информации о документе на разных этапах работы с ним. В этом разделе даются необходимые рекомендации пользователю при использовании автоматизированной системы и описания зон на экране в виде УРК (например: зона реквизитов документа; зона сопроводительных писем; зона адресации); конкретные параметры действия системы, которые помогают пользователю и облегчают его работу с системой.

В четвертом разделе предлагается внедрение АИС обеспечения решений в местных директивных органах управления.

Из основных задач и функций местных директивных органов управления (считать территориальные органы управления-ТОУ) требуется определенная специализация используемого технического и информационно-программного обеспечения системы. В этом разделе главы рассматривается вариант реализации обеспечивающих частей Информационной системы обеспечения решений (ИСОР) в идеологии АРМ-У на базе комплекса микроЭВМ. При этом в соответствии со сформулированными ранее основными положениями предполагается проблемная ориентация АРМ-У на пользователя и класс решаемых задач.

Специальное внимание уделено вопросам классификации АРМ и описания функциональных задач каждого АРМ, технологии их решения, а также организации информационного и программного обеспечения.

Каждая проблемная ситуация имеет свою специфику и вряд ли целесообразно говорить о содержательной типизации таблиц решений. Поэтому сформулируем лишь исходные положения по их созданию и основные требования к программной реализации, выделив при этом две самостоятельные задачи: проектирование адекватного информационного и алгоритмического обеспечения таблиц решений и разработку простых и удобных информационно-программных средств по их созданию и использованию. Методы и средства по решению первой задачи довольно подробно описаны в многочисленной литературе по системному анализу и теории принятия решений. Обобщая изложенные в литературе положения, выделим основные этапы построения содержательной информационной модели таблицы решений. В качестве примера даны анализы и процедуры исполнения задач в каждой конкретной ^ ситуации. При реализации множественных задач широко применяются методы математического программирования, теория выбора и принятия решений, программно-целевые методы управления. С точки зрения содержательной постановки это, как правило, задачи оценивания и ранжирования, группового выбора, распределения ресурсов, теории расписания.

Проведенный содержательный анализ процессов принятия индивидуальных решений позволил выделить следующие специфические условия задачи: в большинстве случаев задача может быть описана набором качественных и количественных переменных; алгоритмы получения конечных решений могут быть формализованы; множество вариантов решений, сформулированных как в терминах качественных, так и количественных показателей, заранее известны; сами решения носят в основном характер предписаний. Это позволяет отнести рассматриваемые проблемы к слабоструктуризованному классу задач принятия решений и использовать для их формализации математический аппарат таблиц решений (ТР). ТР представляет собой модель процесса принятия решений и состоит из четырех квадрантов, содержащих соответственно: условие задачи, правила выбора решений, перечень решений (действий), результаты решения.

Программа Microsoft Exchange является на сегодняшний день самой распространенной универсальной системой корпоративной электронной почты, для ЮМ- совместимых компьютеров. Эта программа входит в стандартный комплект операционной системы Windows 95 фирмы Microsoft. Установка, администрирование, практичность, возможности, значения, описание и полезные рекомендации по работе MS Exchange в условиях небольшой локальной сети с возможностью подключения почтовых систем к Internet, установленной в любой организации (от операционного отдела организации, ТОУ до коммерческой фирмы.) и имеющей 3-10 компьютеров, суть которой излагается в последнем разделе главы.

Итак, на базе изложенных выше соображений и конкретных условий во Вьетнаме, предложена информационная система документационного обеспечения органов территориального управления, а также пути ее совершенствования.

Заключение диссертации по теме «Документалистика, документоведение и архивоведение», Нгуен Ван Хау

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В диссертационной работе представлены результаты анализа и разработки документационного обеспечения органов территориального управления на базе автоматизированных информационных сиситем во Вьетнаме. При этом решен комплект следующих научных и практических задач:

1. Проведен анализ подходов к построению территориальных автоматизированых систем в России и возможности использования ее опыта для построения аналогичных систем во Вьетнаме. Этот анализ, опирающийся на опыт России в переходе от плановой к рыночной экономике (что соответствует нынешним условиям во Вьетнаме), позволил сделать ценные выводы, применимые в СРВ. Определены объекты автоматизации в деятельности исполнительных директивных органов Вьетнама, причем в качестве примеров использовались методы работы с автоматизацией документации, связанной с предложениями, заявлениями и жалобами граждан, регистрацией входящей, исходящей и внутренней корреспонденцией, административной и архивной документации, т.е. работы с комплексом программ автоматизированной системы "Делопроизводство" (или "Канцелярия"), обеспечивающей автоматизацию основных операций с входящей, исходящей, внутренней и прочей документацией.

2. На основе анализа документационного обеспечения территориальных органов управления России и Вьетнама были определены пути совершенствования документационного обеспечения с учетом использования автоматизированных информационных систем. При этом принят во внимание уровень технического, программного и финансового обеспечения и образовательного уровня во Вьетнаме на данном этапе.

3. Разработана автоматизированная технология обработки документов, поступающих в органы ТУ: регистрация, занесение их в электронную карточку, быстрый поиск по набору реквизитов и т.п. Разработана концептуальная и логическая модели данных. Автор стремился на основании множества разнообразных моделей, разработанных на настоящий момент, создать алгоритм, действующий на территории как тех ТУ, которые технически и интеллектуально оснащены на современном уровне, так и в тех, где система администрирования нуждается в дальнейшем серьезном совершенствовании.

4. Разработана информационная модель обеспечения решений, которая состоит из четырех частей, содержащих соответственно: условие задачи, правила выбора решений, перечень решений (действий), результаты решений. На основе рассмотрения системы местных директивных органов как некоторой системы коллегиальных органов управления, принимающих решения, в качестве их основных конечных продуктов определены: исполнение директив вышестоящих органов управления; предложения в вышестоящие органы; решения по вопросам хозяйства города; улучшению обслуживания населения, совершенствованию работы собственного аппарата. В связи с этим информационная система обеспечения решений местных директивных органов должна реализовать функции оперативного учета, контроля и анализа деятельности региональных целевых комплексов, отдельных управлений, предприятий и организаций, подведомственных местным директивным органам; выявления и оценивания проблемных ситуаций относительно всех подсистем социальной деятельности ТУ "Производство", "Население", "Природа"; формирования вариантов коллегиальных (групповых) решений по функционированию и развитию подведомственных объектов городского хозяйства; информационного обслуживания руководителей горисполкома при принятии оперативных решений и проведении совещаний, учета, контроля и анализа принимаемых решений, писем и предложений граждан, решений вышестоящих органов; учета, контроля и анализа деятельности исполкома; формирование календарных планов реализации организационно-технологических мероприятий по управлению объектами городского хозяйства. При таком многообразии выделенных функций требуется определенная специализация используемого технического и информационно-программного обеспечения системы. Ниже рассматривается вариант реализации обеспечивающих частей СОР в идеологии АРМ-У на базе комплекса микроЭВМ . При этом в соответствии со сформулированными ранее основными положениями предполагается проблемная ориентация АРМ-У на пользователя и класс решаемых задач.

5. Практическое использование информационной системы обеспечения решений было реализовано в системах: "Бюро жалоб", "Делопроизводство", подразделяющейся на подсистемы "Личный прием", "Предложения, заявления и жалобы граждан" и "Канцелярия". В данном исследовании сделан акцент на подсистему "Личный прием", которая предназначена для повышения объективности и качества принимаемых решений при личном приеме граждан руководителями исполнительных комитетов Народного Собрания.

Изучены входящие в состав подсистемы следующие взаимосвязанные комплексы задач: формирование исходного множества описаний о посетителях, записавшихся на прием; информационное обслуживание руководителя при личном приеме, включая и процедуры формирования вариантов решений; контроль исполнения решений руководителя; формирование сводных отчетов по устным обращениям граждан.

В основу информационной модели процесса личного приема положена информация об индивидуальных характеристиках посетителя, записавшегося на прием, возможностях и ресурсах города по удовлетворению его потребностей и правах на получение требуемого блага, а также система классификаторов технико-экономической информации.

Ряд тем, затронутых в исследовании, рассмотрен схематично. По мере усовершенствования документационного обеспечения управления (ДОУ) во Вьетнаме эти темы должны быть развиты более подробно в новых работах. В частности, в дальнейшем автор намерен провести изыскания в областях расширения использования ИНТЕРНЕТ и создания систем защиты информации.

Основные положения и выводы исследования, обсужденные в ходе Всероссийской научно-технической конференции во ВНИИДАД и международной научно-практической конференции "Управление в XX веке: итоги и перспективы " будут предложены для внедрения в различных территориальных органах управления СРВ. Созданная информационная система ДОУ максимально адаптирована в ТУ и может быть использована с успехом, причем не только в территориальных органах, но и в других учреждениях. Автор надеется, что его разработки будут учтены при создании унифицированной системы ДОУ, так как он считает, что в перспективе необходимо упразднить различия документирования, существующие в настоящее время между государственными и партийными органами СРВ, руководствующимися Постановлением № 746/ТТ Председателя правительства СРВ "о внедрении автоматизации информационной технологии в работе делопроизводства и архивоведения в государственных структурах СРВ" от 04-09-1997г; и совместным постановлением Государственного архива СРВ, Департамента архива ЦК КПВ, Администрации Правительства СРВ, Государственного комитета по информационным технологиям "О внедрении новых информационных технологии в делопроизводстве, ускорение его работы в переходных условиях СРВ".

Список литературы диссертационного исследования кандидат технических наук Нгуен Ван Хау, 1999 год

1. Александров В. В., Чернышева Л. В, Тенденции развития информационных систем, баз знаний, эксперных систем. УС и М., 1985

2. Андреев К. Электронная почта в системе Internet, М., 1995.

3. Басаков М. И. Основы делопроизводства в вопросах и ответах. -Ростов-на- Дону "Феникс" 1997.

4. Васильев Д. В. Делопроизводство на компьютере М.: "ПРИОР" 1997.

5. Вейскас Д. Эффективная работа с Microsoft Access 2. Издательство "Питер Пресс" 1996.

6. Воробьев Г.Г. Автоматизированная контора. (Кибернетика: информационные материалы) 1986 №2.

7. Глушков В.М. Основы безбумажной информации. М., 1982.

8. Денисов А. Бизнес и Internet, М., 1996.

9. Диро С.М. Проектирование и использование баз данных. Финансы и статистикаМ., 1995.

10. Ю.Дмитрий Кирсанов. Понятный Интернет, М., 1996.

11. Н.Еремченко В.А. Совершенствование документационного обеспечения управления в современных условиях. Л., 1991.

12. Калянов Г.Н. CASE. Структурный системный анализ. Издательство "ЛОРИ"М., 1996

13. Канатников А.Н., Ткачев Язык CA-CLIPPER 5.2 и библиотека СА-CLIPPER TOOLS 3.0. Финансы и статистика. М., 1995.

14. Кацман В. Е. Автоматизация управления регионом Куйбышев. Изд. Саратовского университета, Куйбышевского филиала, 1988.

15. Кацман В. Е. Основы теории многоуровневой декомпозиции и ее приложения. Изд. Саратовского университета, Куйбышевского филиала, 1990.

16. Квасницкий В. Н., Васильева Е. И. Вопросы представления знаний в адаптивных экспертных системах. В сборнике документов научно -практической конференции "Применения ПС в органах государственного управления". М.: ЦНИИТЭИ приборостроения, 1987

17. Квасницкий В. Н. Современные тенденции информатизации организационного управления. Сб. документов НПК "Управление XX века", М.: РГГУ, 1998.

18. Кирсанова М.В., Аксенов Ю. М., Документационное обеспечение управления. Новосибирск 1994.

19. Колесников A. EXCEL 7.0 для Windows 95. Киев "BNV" 1996

20. Кочетков Г.Б. Автоматизация конторского труда в США: теория и практика офиса будущего. М., 1985.

21. Кузнецов С.Я. Компьютеризация делопроизводства. "Интел-синтез" М., 1997.

22. Кузнецова Т. В. Секретарское дело. М., 1997.

23. Кузнецова Т. В., Степанов Е.А., Филиппов Н.Г. Делопроизводство и техническая документация. М., "Высшая школа" 1991.

24. Кузнецова Т. В., Мосягина О.В., Овчинникова Н.В. Организация и документирование работы с предложениями, заявлениями и жалобами граждан. Учеб. метод, пособие. М., РГГУ 1992.

25. Лутфуллаев X. С., Информационное обеспечение процесса принятия решения в органах государственного управления. РАН, 1991.

26. Мартин Д. Организация баз данных в вычислительных системах. Издательство "МИР"М, 1980.

27. Мячков П. И., Крупный город: автоматизация управления развитием Мс. Экономика 1990.

28. Николай Осейко. EXCEL 5.0 для пользователя. Фирма БИНОМ, М.,1994.

29. Новиков Ф., Яценко А. " Microsoft Office В целом". (Для подготовки пользователей и программистов). Спб.: BHV., Санкт-Петербург,1995.

30. Пайк М. Интернет в подлиннике. Спб.: BHV., Санкт-Петербург,1996.

31. Пирмухамедов А. И. Территориальное АСУ. Методология и практика разработки. М. : Экономика, 1976.

32. Поспеков Г. С. Искусственный интеллект основа новой информационной технологии. М.: Наука, 1988.

33. Росс Г.В., Нгуен Ван Хау. Разработка документационного обеспечения управления деятельности организации на базе автоматизированной информационной системы. Тезисы докладов IV Международной НТК "Документация в информационном обществе",-М.: ВНИИ ДАД, 1997.

34. Росс Г. В. , Нгуен Ван Хау. Расспределенная обработка информации в автоматизировааных системах организационного управления. Тезисны докладлв Международных НПК "Управление в XX веке: итоги и перспективы:", -МРГЕУ, 1998.

35. Спенс P. CLIPPER. Руководство no программированию. Версия 5.1. Минск "Тивали" 1994

36. Тиори Т., Фрай Д. Проектирование структур баз данных (в двух книгах). "МИР"М., 1985.

37. Энди Ратбон. Windows 95 для "чайников" . 2-е издание.Диалектика, Киев. Москва 1997.

38. Абоненты вычислительных центров коллективного пользования. Под редакцией Перегудова Ф. И. М.: Финансы и статистика, 1984

39. Вычислительные центры коллективного пользования. Под редакцией Мясникова В. А., Перегудов Ф. И. М.: Финансы и статистика, 1982.

40. Государственная система документационного обеспечпния управления (ГСДОУ). Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. ВНИИДАД, М., 1991.

41. ГОСТ Р -1.5-92 Государственная система стандартизации РФ. Общие требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стандартов. М., Госстандарт, 1992.

42. Инструкция по документационному обеспечению мэрии Москвы. Приложение к распоряжению мэра Москвы от 5 Мая 1993г. №311 -РМ "Об утверждении Инструкции по документационному обеспечению мэрии Москвы".

43. Информационные системы для руководителей. Под редакцией Перегудова Ф. И. М.: Финансы и статистика, 1984.

44. Кустовые вычислительные центры. Под редакцией Максименко В. П., Кузьмина И. В. М.: Статистика, 1978.

45. Новые информационные технологии в муниципальном упрвлении. . Сборник документов научно практической конференции. М.: РГГУ, 1998.

46. Регламент работы территориального управления "Арбат" ЦАО Москвы. М., 1996.

47. Руководство пользователя Гласнета. Ваш ключ к Интернету. Издание 3-е. Переработанное и дополненное. М., 1997.

48. Системное проектирование АСУ хозяйством Томской области. Под редакцией Перегудова Ф. И., М. Статистика, 1977.

49. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. М., 1994.

50. Управление XX века: Итоги и перспективы. Сборник документов научно практической конференции. М.: РГГУ, 1998.54. "World Wide Web". Питер Кент, Москва "Компьютер" изд. "Об.Юнити", 1996.

51. Duong Van Kham, Nguyen Huu Thoi, Tran Hoang. Nghiep vu thu ky van phong Nha xuat ban chinh tri quoc gia, Hanoi 1997.

52. Kieu Nam. To chuc bo may lanh dao va quan ly. Nha xuat ban su that, Hanoi 1983.

53. Le Van In , Pham Hung. Phuongphap soan thao van ban hanh chinh.kem theo таи cac loai van ban tham khao. Nha xuat ban chinh tri quoc gia,Tp.HCM 1997.

54. Luu Xuan Moi. Mot so van de tarn ly xa hoi trong quan ly lanh dao. Hanoi 1989.

55. Nguyen Minh Dao. Co so cua khoa hoc quan ly. Nha xuat ban chinh tri quoc gia. Hanoi 1997.

56. Nguyen Minh Phuong, Tran Hoang. Май soan thao van ban dung cho can bo lanh dao, quan ly va cong chuc van phong. Nha xuat ban chinh tri quoc gia, Hanoi 1997.

57. Nguyen Huu Than. Quan tri hanh chanh van phong. Nha xuat ban thong ke, TP.HCM 1996.

58. Nguyen Van Tham. To chuc khoa hoc cac he thong tai lieu van kien phuc vu cho cong tac lanh dao va quan ly. Tap chi Cong San, so 9-1983.

59. Nguyen Van Tham. Cai tien vi.ec su dung van ban quan ly nha nuoc. Tap chi Cong San, so 4-1993.

60. Nguyen Van Tham. Soan thao va su ly van ban quan ly nha nuoc. Nha xuat ban chinh tri quoc gia, Hanoi 1997.

61. Truong Van Thien, Nguyen Minh Hiep. Huong dan su dung Microsoft Access trong kinh doanh. Nha xuat ban thong ke, QDND2 1996.

62. Pham Hong Thai, Dinh Van Mau. Luat hanh chinh Viet Nam. Nha xuat ban thanh pho Ho Chi Minh, TP HCM 1996.

63. Pham Hung, Le Van In, Nghiem ky Hong. Van phong hien dai va nghiep vu hanh chinh van phong. Nha xuat ban thanh pho Ho Chi Minh 1996.

64. Pham Van Dong. Nghi dinh so 142-CP: Ban hanh dieu le ve cong tac Cong van, Giay to va cong tac Luu tru. Hanoi; Van phong Chinh phu, 289-1963.

65. Cae tai lieu tham khao cua Uy ban nhan dan thanh pho Ha noi, Thanh pho Ho Chi Minh, Cac so, ban, nganh, Uy ban nhan dan quan, huyen, phuong, va cac don vi khac trong hai thanh pho tren.

66. Caí tien to chuc, nang cao vai tro va hoat dong со hieu lue cua Uy ban nhan dan xa, Ban to chuc chinh quyen thanh pho Ho Chi Minh xuat ban, TP HCM 1993.

67. Caí tien to chuc, nang cao vai tro va hoat dong со hieu lue cua Uy ban nhan dan cap phuong о thanh pho Ho Chi Minh, ban to chuc chinh quyen thanh pho Ho Chi Minh xuat ban, TP HCM 1993.

68. Cong tac luu tru va cong tac van thu trong he thong to chuc Dang va Doan thanh nien cong san Ho Chi Minh. Cue luu tru nha nuoc , Hanoi 1990.

69. Ngu phap tieng Viet. Nha xuat ban khoa hoc xa hoi, Hanoi 1983.

70. Nhung со so khoa hoc va ly luán ve quan ly nha nuoc xa hoi chu nghia. Nha xuat ban su that, Hanoi 1988.

71. Nhung dieu chua noi trong mot cuon sach danh cho quan ly. Trung tam thong tin kinh te va khoa hoc ky thuat cong nghiep nhe. Hanoi 1989.

72. Nhung van hien chu y eu cua Dang va Nha nuoc ve cong tac cong van giay to va cong tac luu tru. Cue Luu tru xuat ban, Hanoi 1982.

73. Nhung van de со ban ve luat hanh chinh Viet nam. Giao trinh cua hoc vien hanh chinh Quoc gia. Hanoi 1992.

74. Qui dinh ve bang thoi han bao quan ho so tai lieu cua phong tai lieu Quoc hoi. Van phong Quoc hoi. Nha xuat ban chinh tri quoc gia, Hanoi 1997.

75. So tay cong tac chinh quyen со so. Ban to chuc can bo Chinh phu xuat ban, Hanoi 1993.

76. Thong tu so 33 -BT ngay 10 thang 12 nam 1992 cua Bo truong Chu nhiem Van phong Chinh phu huong dan ye hinh thuc van ban va viec ban hanh van ban cua cac со quan hanh chinh nha nuoc.

77. To chuc lao dong khoa hoc trong со quan nha nuoc. Giao trinh hoc vien hanh chinh Quoc gia. Hanoi 1992.

78. Tieu chuan Viet Nam- TCVN 5700-1992 ve van ban quan ly nha nuoc. Mau trinh bay.

79. Ve cai cach bo may nha nuoc. Nha xuat ban Su that, Hanoi 1991.

80. Ve cai cach bo may quan ly hanh chinh nha nuoc va xay dung doi ngu cong chuc hanh chinh nha nuoc. Nha xuat ban Su that Hanoi 1992.

81. Ve nen hanh chinh nha nuoc Viet Nam, nhung kinh nghiem xay dung va phat trien. Nha xuat ban khoa hoc va ky thuat, Hanoi 1996.1. АББРЕВИАТУРА

82. АБД: Автоматизированный банк данных .

83. АИС: Автоматизированная информационная система.

84. ГСОД СРВ: Государственная система оформления документов республики Вьетнам.

85. ДОУ: Документационное обеспечение управление.

86. ДОТУ: Документационное обеспечение территориального управления.

87. ИСОР: Информационная Система обеспечения решений.

88. ЛВС: Локальная вычислительная система.

89. ЛПР: Лица, принимающие решение .

90. МТВК: Междуведомственный территориально-распределённыйвычислительный комплекс. НСИ: Нормативно-справочная информация.

91. ОГАСУ: Общегородские автоматизированные системы управления .

92. ОКПО: Общий классификатор предприятий и организаций. ОКУД: Общесоюзный классификатор управленческих документов. ОСТ: Отраслевыйе стандарты.

93. РАБД: Распределенный автоматизированный банк данных. РЦ: Региональный центр. СОР: Система обеспечения решений. СПД: Сеть передачи данных . СУБД: Схема управления базами данных.

94. ТАИС: Территориальная автоматизированная информационная система.

95. ТОУ : Территориальный орган управления.1. TP: Таблицы решений.

96. ТУ: Территориальное управление.

97. УРК: Учетно-регистрационная карточка.

98. УСД: Унифицированная система документоведения.

99. ЭВМ : Электронно- вычислительная машина.1. ЭС: Экспертная система.